Hayatımızın her alanında yapacak olduğumuz değişiklikler küçük dahi olsalar bizi korkuturlar. Yeni bir okula başlayacak olmak, farklı bir şehire taşınmak, hayatımıza yeni bir insan alacak olmamız, hatta yeni bir yemek denemek bile… Keşke böyle durumlarla karşılaşmadan önce bir simülasyon olsaydı ve bu durumun nasıl sonuçlar doğuracağını daha önceden bilseydik deriz.
Bizleri bu küçük değişiklikleri bile bu kadar korkutuyor iken, bir işletme sahibinin yeni bir sisteme geçtiğini düşünsenize. Aklında binlerce soru işareti vardır, acaba yeni sistemde karlılık oranı yükselecek mi ya düşerse? Tabi ki bu onun istemeyeceği bir durumdur. Çalışanlar ve yöneticiler yeni sisteme ne ölçüde ayak uydurabileceklerini düşünürler. Acaba onları neler bekliyor. Bu gibi durumlarda yeni sisteme geçişin olumsuz sonuç doğurmaması için sistem geçiş yaklaşımlarını iyi kavrammış olmak gerekir. Peki nedir bu sisteme geçiş yaklaşımları? Gelin birlikte inceleyelim.
Öncelikle sistemin ne olduğundan başlayayım. Sistem, birbirleri ile etkileşimli elemanların oluşturduğu topluluktur. Bir diğer deyişle, “Bir işletmede bir faaliyeti gerçekleştirmek amacıyla bütünleştirilmiş bir plan oluşturmak üzere birbirleri ile ilişkili çeşitli süreçlerin oluşturduğu bir şebekedir. ”
Yeni sisteme geçiş yaklaşımları 4’e ayrılır.
- Direk Geçiş
- Paralel Geçiş
- Safhalı Geçiş
- Pilot Geçiş
Yeni sisteme “Direk Geçiş Yaklaşımı” genel olarak eski sistem görevini yerine getiremediğinde tercih edilir. Belirlenen bir tarihte eski sistemin kaldırıp, yeni sistemin kurulması ve faaliyete başlamasıdır. Direk geçiş yaklaşımının riski yüksektir. Eğer sistem istenilen verimi elde edemezse geri dönüş maliyeti çok yüksek olacaktır.
Bu durumu küçük bir örnekle açıklayacak olursak, tamamen insan gücü ile çalışan bir ayakkabı fabrikanız olsun. İnsan gücü ile çalışıyorsunuz çünkü ayakkabılarınız özel işlemeler gerektiriyor. Katıldığınız bir fuarda otomasyon harikası olan robotlar gördünüz ve ince işçiliklerde de oldukça başarılı ve hızlı oldukları söyleniyor. Kafanızda hemen bir hesap yaptınız, bu hem daha hızlı üretim daha çok karlılık, hemde işçilerinize verdiğiniz yemek ve yol masraflarınızdan kurtuluyorsunuz demektir. Hesabınıza göre kısa sürede kendi masrafını karşılayacak ve karlılığı arttıracak olan bu robotlardan satın aldınız. Gerekli hazırlıklar yapıldı ve işçiler işten çıkarıldı bile. 16 temmuz’da yeni sisteme geçmiş olacaksınız. 16 temmuz günü gelip çatıyor, üretime başlıyorsunuz ancak bu robotlar müşterilerinizin siparişlerine yanıt veremiyor. Çıkan ürünler beğenilmiyor, geri gönderiliyor. Bu durumda zararınız her geçen gün artıyor ancak geri dönüş çok maliyetli. İflasın eşiğine geliyorsunuz. Bu durum direk geçiş yaklaşımının olumsuz bir örneğidir. Olumlu sonuçlar doğurduğu örneklerde vardır elbette ama bizler olumsuzu asla göz ardı edemeyiz.
Paralel Geçiş Yaklaşımı ise eski ve yeni sistemin bir süre birlikte çalışması durumudur. Bu yaklaşım bize 2 sistemi karşılaştırma fırsatı tanır. Yeni sistem, eskisinden daha kötü sonuçlar doğuruyorsa yeni sisteme geçilmez. 2 sistem aynı anda çalıştığı için maliyeti yüksektir ama riski düşüktür.
Yukarıda bahsetmiş olduğum örnekteki kişinin sistemi tamamen değiştirmediğini ve paralel olarak hem işçileri hem robotları çalıştığını düşünelim. Paralel geçiş sayesinde robotların işletmesine uygun olmadığını fark edecek ve maliyetlerden kurtulacaktı. Paralel geçiş bu örnekte de riskinin düşük olduğunu bize kanıtlamış oldu.
Safhalı Geçiş Yaklaşımı ise alt sistemlerin sırayla yeni sisteme geçişini ifade eder. Örneğin kurumsal bir firmanın kullanılmaya yeni başlayacak olan bir ERP yazılımına geçişi, önce muhasebe departmanı bu yazılımı kullanmaya başlar, ardından insan kaynakları, ardından lojistik ve adım adım tüm firma bu yazılımı kullanmaya devam eder.
Son geçiş yaklaşımımız ise “Pilot Geçiş Yaklaşımı”‘dır. Pilot geçişte seçilecek olan bir bölüm yeni sisteme geçiş yapar. Bu bölümün yeni sisteme karşı davranışları gözlemlenir. Eğer istenilen sonuç elde edildiyse tamamen yeni sisteme geçilir. Bu duruma yakın zamandan gerçek bir örnek verelim. MEB’in FATİH projesi kapsamında her ilden pilot okullar seçildi ve bu okullarda yeni sistem uygulanmaya başladı. Yeni sistemin başarıyı arttırdığı ve öğrencide pozitif sonuçlar verdiği görülünce ülkemizde tüm okullarda hayata geçirile bir proje oldu.
İçerisinde bulunduğumuz sistem için hangi geçiş yaklaşımının uygun olduğuna karar vermemiz, sistemimizi ne kadar iyi tanıdığımız ile alakalıdır. Eğer sistemimizin dilini konuşabiliyorsak en doğru kararı verebiliriz.
Umarım faydalı olmuştur.
ADEL BURGAÇOĞLU 